Il decreto del Direttore Generale DGSIA (Direzione Generale Sistemi Informativi Automatizzati) del Ministero della giustizia, approvato in data 28.12.2015 ed entrato in vigore il 9 gennaio 2016, ha portato a compimento il sistema delle attestazioni di conformità di atti e provvedimenti nel processo telematico, regolando le modalità di attestazione della conformità apposta su un documento informatico separato dalal copia informatica.
Il potere di autentica era stato attribuito, tra gli altri, agli avvocati dal comma 9 bis dell'art. 16 del D.L. n. 179/2012, mentre il successivo art. 16 decies ha esteso ai medesimi soggetti anche il potere di attestare la conformità di copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.
L'art. 16 undecies regolamenta le modalità di attestazione, che sono ben chiarite, soprattutto con riguardo alle recenti modifiche, nel sito della Fondazione Italiana per l'Innovazione Forense, alla seguente pagina: http://www.fiif.it/le-attestazioni-di-conformita-dopo-il-provvedimento-28-12-2015/
Di particolare rilievo le seguenti specificazioni:
- sia nei depositi telematici che nelle notifiche in proprio tramite PEC ai sensi della legge n. 53 del 1994, l'attestazione di conformità di una copia informastica apposta su un documento informatico separato non deve più contenere hash e riferimento temporale;
- è sufficiente che l'attestazione contenga: a) sintetica descrizione del documento di cui si attesta la conformità; b) nome del file; c) firma digitale sul documento trasformato in PDF (non scansionato);
- nel caso in cui la copia informatica sia destinata al deposito telematico, il documento contenente l'attestazione di conformità deve essere inserito nella busta telematica come allegato semplice;
- nel caso in cui la copia informatica sia destinata a notifica tramite PEC, gli elementi di cui ai punti a), b) e c) riportati nel precedente punto 2) dovranno essere inseriti nella relata di notifica;
- è possibile che una sola attestazione di conformità si riferisca a più documenti informatici.